Arquivologia

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Se conhecimento pode trazer problemas, não é sendo ignorante que poderemos solucioná-los. Issac Assimov

Arquivologia: A escrita gótica é a que vai influenciar o português gótico; essa era a escrita usada no renascimento, ela foi perdendo os traços de desenho anguloso e passou a assumir um curso mais pessoal. A escrita românica latina era a que compunha nossa escrita.

Documento - Documento Arquivo: como se constituía? Qual era a diferença? O documento é um suporte do símbolo e eram usados os seguintes materiais, por exemplo, o papel, madeira, tijolo, tecido. A elaboração do documento pode ser em vídeo, ou qualquer suporte que pode ser usado como o cd ROM.

Identificação da instituição: O que define uma biblioteca? O que define um museu? O que define um arquivo? Como essas instituições trabalham?

Fichamento em arquivo: Como surgiu a disciplina? Em que momento passou a se estudar os arquivos? Qual a lógica? Qual a lógica do arquivo? Qual a diferença entre documento e monumento? O que é fundo documental? Quando as palavras caem em desuso elas assumem outro sentido, o momento também é um documento que serve como suporte da escrita, esse conceito de documento com o tempo vai se perdendo.

Jacques Legoff

Documento/monumento – Jacques Legoff: sempre se guardou os livros em todos os períodos da história como na biblioteca de Alexandria e Babilônia, por exemplo, pergaminhos, papiros; a memória e usada para os papeis como a biblioteca para seus livros, exemplo, em uma guerra as pessoas são lembradas pelos fatos, pelas fotos, pelos relatos, isso tudo é a memória.

Papéis: surgiram quando o homem aprendeu a escrever nesse período não havia controle do que se escrevia; começa haver uma padronização para a sua localização. A organização dos papeis nunca foi nova, a ciência dos arquivos nasceu com a Revolução Francesa, foi o caos que fez ver as coisas como elas eram isso fez com que houvesse uma sistematização dos arquivos, graças a Revolução Francesa, isso começou a se tornar possível. A Revolução Francesa mudou a perspectiva do mundo, até na produção documental, o que seria do outro regime não serviria mais para esse novo regime, a grande pergunta passou a ser o que se faria com toda aquela documentação?   

O que fazer com o que havia sido produzido? 1ª opção: queimar tudo ou 2ª opção: teria que achar um lugar para guardar tudo aquele material. Memória e história não são em nada parecidas, a história não resgata a memória, a história nasce para destruir a memória, pois ela é manipulável.  

A memória coletiva é aquilo que vivenciado no cotidiano na sociedade, ela é construída coletivamente, todo ser humano é e faz parte da memória coletiva, visto que estamos vivenciando isso o tempo todo. Na memória coletiva a história problematiza tudo, o que sobrevive não é o arquivo, é uma seleção racional expressa como prova, sendo que a sobrevivência não é tudo, é apenas uma escolha; Todo tema estudado é um tema, são escolhas de quem esta no poder de fazê-lo.

Monumento: é tudo aquilo em que se fazia ou faz no mármore, fóssil, pano, madeira.

Documento: é tudo o que fica guardado na memória ou em arquivos.

Monumento é tudo aquilo considerado herança de um passado, por exemplo, toda obra de Saramago é um monumento porque também é um documento ou ainda Guimarães Rosa. 

Todo momento instrui, ensina, educa, adverte, evoca o passado, tal como atos escritos – Cícero, todo o Senado Romano foi um momento da vida desse local. Para o mundo antigo ocidental o fato monumental foi à morte, mesmo o mundo sendo judaico/cristão. Começa então a se perpetuar a lembrança desse tempo perdido, o cristianismo foi o que mais repetiu/repete os processos de relembrar as memórias ou lembranças, como no caso da relação com o poder na hora da comunhão com a célebre frase de Jesus na mesa, quando falou: “fazei isso em memória de mim”. Por isso que a morte para os ocidentais é monumental, ela liga o poder a perpetuação, a memória é menor do que o documento, por isso os rituais são memórias aprendidas no coletivo, e esta impregnado em todo o tipo de memória que temos.

Documento é um papel justificativo, é algo que representa outra coisa, conforme a carteira de identidade. A historiografia erudita é uma história de gabinetes, é tudo aquilo que se pode extrair de um documento. Tudo o que se faz hoje é para recordar os positivistas do séc. XIX e o que parecia inútil daria a dimensão de temporalidade das coisas; Furtel dizia que o documento era usado como texto e que seria a ferramenta do historiador, mesmo na história oral. O documento passaria a ser igual ao texto, segundo  os romanos a coleção de suas leis seriam os seus documentos.

Monumentos = Documento: os trabalhos com o momento são tratados pela história geralmente pelo seu conceito nacionalista patriota; o nesse ínterim o termo documento passa a substituir o temo monumento, sai da discussão do mundo do documento e esse conceito cresce com a história, agora, qualquer coisa passaria a ser documento, com isso as grandes coleções monumentais começariam a cair. A visão do documento procurava buscar um controle pela escola metódica positivista, buscava na documentação a aproximação da realidade, eram os pensadores que dominavam os idiomas, por isso buscavam o principio da história, a raiz das coisas, o monumento nunca perderia a sua posição de documento. As letras mortas são dialetos que não se falam mais, mas estão na memória coletiva, a fabula, os contos trazem o idioma do local onde esta se vivenciando a situação com todo o tipo de informação que se possa imaginar e estão colocados de maneira implícita com as informações mais fantásticas, a realidade dos contos eram informações da realidade européia da época, onde a comida estava sempre em falta e isso se passava para as histórias contadas ao longo dos tempos. 

A história fez uma reaproximação com as outras ciências e sacudiu o modelo vigente positivista estava se fazendo; com o documento ampliando a história, agora tudo fazia parte de tudo, todos os conceitos eram amplificados com um olhar mais rígido e exigente. O historiador buscava o tempo tido com aquele dialogo através dos elementos e fontes selecionados, além de mostrar como se lidava com eles, através de seus diálogos, ele falava com o documento somente se fizesse as perguntas certas, sendo que não questionar se tornaria um problema.

Marc Bloch

Segundo Bloch, para se pesquisar um arquivo não de deve pensar, pois as vezes a informação eram mais importantes do que o assunto abordado e as coisas mais importantes estavam no que pareceria trivial. Nesse ínterim a revelação documental passaria a ser quantitativa e qualitativa. A história nos anos 60 ainda era hegemônica, porém os arquivos começariam a se tornar investimentos caros na Europa, para se compreender esse monumento, era preciso recuar na história para uma melhor compreensão dela, por que a arquivologia estava agora em plena ascensão. As series arquivologistas proporcionavam agora ao historiador na história quantitativa ou serial vários pontos tais como nos exemplos a seguir: quais eram as instituições que fariam esse novo tipo de trabalho? como elas se formariam? quem seriam os intelectuais que trabalhariam nelas? quanto eles ganhavam para fazer isso? onde eles viviam? quantas pessoas trabalhariam nesse novo tipo de projeto? quais seriam as instituições antigas que seriam trabalhadas em hospitais ou creches.

A coleta de informações quantitativas seriais chegariam no Brasil no fim da década de 70, o registro paroquial passaria a ser uma revolução por que as massas agora fariam parte desse novo universo, todos seriam partes de amostras para os cálculos e deixariam de ser objetos para fazer parte dos novos sujeitos na história a partir desse fato. Com o advento do computador pode-se usar as informações e cruza-as, através dos estudos; ao produzir series documentais se guardariam as relações orgânicas relacionadas aos outros em seus desdobramentos, ao guardar um documento, estaria preservando-se a forma como ele havia sido produzido e sua origem seria mantida para melhor entendê-la. Com esse novo tipo de processo, haveria agora um novo tipo de cruzamento e a lógica seria melhor usada para os arquivos guardados em documentos, a lógica administrativa era feita com uma divisão espacial do local para o controle ideal, por isso eram feitas as paróquias, havia agora um ampliação, essa administração eclesiatica era seguida pelo Estado, a igreja agora fazia o que a maquina administrativa do Estado não conseguia. Os documentos estatísticos eram feitos para uma melhor compreensão da realidade. Todo documento é um fato, a narrativa do fato gera o documento, com isso o fato em si não é mais um privilegio, e nem se torna mais isolado; a antiga erudição era saber ler e escrever latim, agora é o domínio da internet e as ciências da informática.

A memória coletiva como patrimônio cultural pode dar conceito de cultura? O patrimônio cultural é o fazer e os desdobres das coisas, por conseguinte: transformar a madeira bruta em uma estatua ou ainda fazer do côco, rapadura ou cocada. O documento tem toda uma serventia, isolado, ele não funciona e é retirado de seu contexto por volta de qual documento queimar, a Lei Áurea ou – é a ação que se produz dela que importa, pode ser recuperado de um documento emblemático ou ainda a carta de um amigo? é um documento único, não pode ser recuperado. A Lei Áurea, pelo fato dela se encontrar em todo tipo de documento, mesmo sendo em copia, a disponibilidade será em todo tipo de arquivo ou documento, já a carta escrita ao amigo é única e não existe copia dela em lugar nenhum, se ela destruída, será uma perda para toda a eternidade, afinal ninguém guarda copia de cartas. A cultura não é um refinamento, não é uma informação, é um processo de informações, todos têm cultura.

O Processo Civilizatório - Patrimônio Cultural é tudo aquilo que identifica um povo, é uma busca do que nós somos no Brasil isso ocorreu na semana da arte moderna; o barroco além de ser muito peculiar, é uma característica nossa, do povo brasileiro, com esse novo estilo, o mesmo ocorre com a nossa musica popular e nossas artes regionais. 

Sertão é tudo aquilo que não é recortado pelo litoral de uma localidade.  

Patrimônio é um conceito mutável onde se questiona a quem pertence a quem serve e para que serve, tudo isso só terá valor se for para o bem de todos.

Nesse sentido o arquivo será um espaço de cidadania, pois ele terá valor para todos que desfrutarem do que ele pode oferecer, é algo que represente a cidadania, um espaço publico para a natureza a todos em todos os sentidos. Tudo começa com a escolha, o foco, o tema e principalmente a problematização, não sendo mais um privilegio para ninguém; o documento ou tema sempre tem novas formas de estudo, tudo pode ser visto como documento, por isso é preciso trabalhá-lo.

Como se fazia história no séc. XIV?  Houve um momento de explosão documental na Europa, eram produzidos muitos arquivos sem a centralização do poder, onde por volta dos monges guardavam os documentos: batismos, óbitos, casamentos. Grandes documentos eram produzidos pelas instituições religiosas, houve então a explosão de documentos falsos em todas as áreas, a tal ponto de começar a se duvidar de todo tipo de material produzido, o divisor de águas foi o documento apresentado e questionado sobre o terreno do Vaticano, se era verdadeiro ou falso. Os monges então começaram trabalhar formas de proteger esse tipo de documentação, criaram formas de identificar a autenticidade do documento, com essas transformações nasceram a diplomática e a paleografia.

Mabillon

Qual a razão de se construir um documento falso? Qual o interesse disso?

Para o historiador a intenção não era apontar o falso e sim fazer com que se descobrisse qual era o falso e mostrar por que era falso; o historiador não é a lei, e sim investigador, por isso a identificação de sua falsidade, o historiador não busca a verdade e sim que ele não mente sobre suas fontes, a verdade só interessa se for no sentido de ser fiel e verdadeira. Mabillon produziu as regras diplomáticas e hagiográficos (eram textos da história dos santos), onde os homens e mulheres deveriam viver uma vida exemplar e que deveriam seguir esse modelo.

Bollande

Bollande X Mabillon - o documento não se encontra onde esta por acaso, ele tem uma lógica para estar onde esta isso ocorre por que foi o resultado de uma escolha, ou por uma seleção de quem gerou esse documento. No arquivo é o resultado de tudo o que foi produzido, é uma lógica de guardar exemplos de livros produzidos através da análise de quem comandou o trabalho, pondo em pratica tem-se a: ata as Ci´s das empresas hoje são descartadas, geralmente são efêmeros. Muitos linguistas brasileiros são exemplos desse tipo de elemento como Machado de Assis – aprende-se a ler e escrever, Guimarães Rosa canta e expressa as palavras, Érico Veríssimo e Mario Quintana, todos são monumentos linguísticos. A Europa ainda não era centralizada, por isso não havia uma língua oficial, o Estado não era único e nem era composto por unidades, em Portugal foi a primeira nação a constituir um idioma e a Itália foi a ultima.

Foucault

A grande tarefa do historiador é fazer do documento uma tarefa documental, tal qual a critica interna e critica externa. Tanto o historiador como quem trabalha com textos, tem que conhecer o que esta em suas mãos, o conteúdo tem que ser apossado e deve-se ter ciência do que esta em suas mãos, pois a lógica é estudada junto com o que e perto do que. A critica externa: é a material, o papel, a tinta. A critica interna: é o conteúdo, o que o material tem a intenção de dizer. O historiador não tem informações, por isso ele tem que pensar, nenhum documento é inocente, por isso “ele não quis dizer aquilo”, não existe, todo documento tem um propósito para estar aí, logo ele tinha intenção proposital para estar onde estava cabendo ao historiador usá-lo com seu pleno conhecimento. Foucault dizia que o documento quando precisa de um documento é necessário ir atrás dele, visto que, para se matricular na escola pede-se: certidão de nascimento, carteira de vacina; para fazer a carteira de motorista pede-se: certidão de nascimento e fotos; para fazer a carteira de reservista pede-se: certidão de nascimento e CPF. Em ambos os casos exigiu-se a certidão de nascimento, a certidão é o DNA social do individuo, pois ela revela que fulano é filho de... Ela contém todas as informações pertinentes a ele, enquanto ele for menor de idade, ele só terá direitos, depois que completar a maioridade e com isso adquirirá deveres e obrigações.

Com isso não há qualquer controle de contrato social para com o Estado, todo documento guarda relações orgânicas no registro civil guarda uma relação com a certidão de nascimento. A certidão de casamento é uma identidade que substitui a certidão de nascimento; se o documento nasce de uma necessidade, ele tem que ter uma trajetória de vida visto no ataque ao Forte São Marcelo ou no sequestro de um político. Alguém tem que ter feito um documento registrado e para isso existe um planejamento, a documentação esta sempre a disposição e muitas vezes dispersa, cabe ao historiador ir atrás dessas informações, por exemplo, quantos morreram? quantos feridos? quem foram eles? qual o papel deles? Os mosteiros recebiam pagamentos para se transformar tudo em documentos, hoje ocorre o contrario, o documento é transformado em um monumento, pois ele é mais do que uma prova, o documento tem que conter todas as provas para ser transformado em um monumento como quem era o escravo que tinha escravos? esse escravo dono de escravos possuía bens? Os mosteiros transformavam tudo em monumento em documento, hoje ocorre o contrario, transforma-se o documento é transformado em monumento, pois ele é mais do que uma prova, o documento tem que conter todos as provas e ser transformado em monumento.  Transformar o documento era transformar o que estava escrito em diálogos, isso representava a fala do que estava entre linhas, com isso podia-se imaginar o que estava escrito entre linhas, como seria sua forma, o seu conteúdo, o qual seria o significado daquilo tudo, qual sua intenção, e para quem interessaria o documento. Todo documento comporta uma finalidade literária, a seguir na guerra de Canudos, com seus relatórios sobre como era a vida naquela época, com descrições, retratos daquele povo antes da guerra, com isso o documento foi monumentalizado.

O documento é a montagem de uma época, de uma coisa que fica quando não se apresenta como documento, o problema esta na pessoa do pesquisador, Le Goff dizia que todo documento é uma “mentira”, é algo que significa outra coisa, não é um acontecimento, é um relato do local ou do fato por causa de quando foi feita uma entrevista, cria-se um documento, se a fala é gravada, se fez-se um registro das roupas, sapatos, gestos ou ainda o imobiliário. O momento sai do anonimato quando é transformado de monumento para documento, da mesma forma, o que pode se extrair do documento? a excabulação da fala ou os adjetivos ou a falta deles. Para o arquivista é a mesma preocupação, pois ele descreve o documento por que não se retira dele aquilo que ele tem de mais importante, a parte mais difícil do arquivista é a sua descrição, ir ao resumo para que se termine o documento em uma página, por isso faz-se uma descrição em busca da intenção devendo ser o mais discreto e informativo possível. O documento quer ser desmontado, descoberto, e qual o processo de informações que ele apresenta para depois fazer o trabalho inverso e montá-lo novamente e por completo.

Cartulário: é um documento de abadias, de monastérios. O documento não deve ser separado, pois ele nessas condições não vale como documento informativo.

Conceito de Documento – as normas são retiradas dos mais variados autores, o documento arquivo tem que ter um fato e sua relação ira gerar um ato de impacto conforme uma mãe deu a luz a uma criança, ou antes, da república o sujeito tinha somente uma certidão de nascimento, com a igreja ele passou a ter uma certidão de batismo, a partir desse fato o sujeito agora tem um nome, ou se bateram no carro do cidadão, esse fato vai gerar o BO ou se o sujeito vai viajar para outro país, para isso ele vai precisar de um passaporte. O livro de registro do batismo foi o inicial para a cidadania do homem perante a sociedade onde consta se abrirmos uma conta no banco irão exigir a certidão de nascimento, o CPF, os processos crime dos registros de prisões, crimes,... tudo acabaria na ocorrência do distrito policial gerando um processo; anos depois esse processo tornar-se-ia material de pesquisa e estudos.

Por que guardamos os papéis? O documento passa a ser um documento duplo em relação aos cidadãos, pois guardando essas fontes, pode-se precisar delas num futuro próximo perante obrigações e informações; o documento não nasce para gerar esse tipo de informação e sim guardar e assegurar direitos e obrigações em relação ao assunto, por que possui informações que podem ser úteis a pessoa e podem inclusive atestar grau de parentesco e suas relações, pois todo documento tem um valor tal como o direito a herança ou se pode provar tudo o que pode ser usado a seu favor.

Todo documento é um arquivo? Todo documento tem dois valores:

Primário: é o valor imediato de quando ele foi gerado, é a sua razão. A certidão de nascimento diz que nasceu uma criança, esse é o valor primário, no sentido de ser o primeiro referente a relação do fato de ter nascido e o documento de que essa pessoa existe, estará sempre agregado ao legal.

Na carta de euforia o que importa é a liberdade e não o que esta escrito nela.

Secundário: é aquilo que sai do primário, é a descoberta das informações do valor primário, agora o que importa é a idade da criança descrita na certidão, o que ela fazia como ela se chamava isso agora será de valor secundário, pois o primário foi o nascer dessa pessoa, agora o que importa é toda a informação sobressalente do fato primário, da  mesma forma, quando nasceu fulana de tal dia tal, filha de pai tal e mãe tal, batizado em tal lugar.

Todo documento arquivo gera uma fonte, a igreja é reconhecida por produzir documentos arquivos para a administração publica e privada, ocupando-se somente com o que for utilizado no âmbito do Estado. Guarda-se a documentação da gestão colonial, do império, esses documentos são guardados no sentido de poder do Estado, o documento arquivo guarda as relações orgânicas entre si, isolado ele perde sua historicidade, o objetivo é mantê-lo o mais próximo possível de seu valor como documento, por exemplo, ao baterem no carro, será gerado o BO e depois se não houver o acerto entre as partes, o documento irá para a justiça, gerando outros documentos oriundos do BO e se mesmo assim não houver um novo acerto, o caso irá para o entendimento do juiz que criará uma nova documentação. O BO gera documentos para realizar os documentos seguintes, gerando processos, é uma documentação que gerará outros tantos; depois que o processo acabar serão guardados com o final da sentença, esses documentos só terão sentido juntos, e assim poderá ser entendido o processo num todo, nos seus valores primários e secundários.

A relação publico privada, exemplo, a loja de tecidos é privada – recolhe impostos públicos – no arquivo publico isso ira gerar uma informação. A atividade do meio, visto que o ministério da saúde decide vacinar todas as pessoas – baixa uma portaria as secretarias de saúde municipais para se prepararem para a vacinação a portaria é normatizada - os secretários despacham os processos - o município tem que desenvolver a vacinação: o fato: a gripe ou o ato: a vacinação. É um documento do meio que realiza as coisas como quando o medico diz que agora todo mundo será vacinado. Por isso que o documento é dito do meio, ele irá promover os meios e finalizará o processo de vacinação. Só entenderemos o documento muitos anos depois no sentido de descobrir o que eles representavam, descobrindo a sua razão de ser e do por que o documento foi criado e como segunda via, ele excede o valor primário.

O seu valor é o nascer, é a razão de ser, ele servirá como uma bússola para criar a bússola tipal, tal qual o recibo de que recebemos quando compramos alguma coisa, ele representa uma garantia de que algo foi pago, isso é a prova de que temos o direito sobre o produto se por ventura ele apresentar algum problema, e de que pagamos, ele é a garantia de que o produto apresenta um defeito e deve ser trocado. O documento tem essa relação de garantia em todos os sentidos, bem como se procura nos documentos como a relação do cartão ponto em relação as horas extras trabalhadas.Tudo o que esta num arquivo publico pertence a todos, são espaços de informações em que todos tem acesso a esse tipo de acervo, ele trabalho de forma transparente. O documento é uma espécie de ensinamento, é algo que significa outra como a certidão de nascimento é minha, mas eu venho de meus pais. Isso é o resultado da matéria (papiros, pergaminho e couros), dos  meios (  ideograma e pinturas) e do  conteúdo ( preço de ser valor).

Fonte primaria é a sua historicidade completa, o tempo, por exemplo, um vestido de 18750 revela o seu modelo, as cores predominantes, o manequim da época, a cor, o estilo, ou uma carta régia ou um alvará ou ainda uma ocorrência de prisão.

Fonte secundaria é a bibliografia: forma é o original, o numero, o assunto e o formato/configuração de sua natureza, a aparência/gênero segundo, o filme é textual, a imagem é o texto, a musica é um texto, a leitura da partitura/espécie como a carta (telegrama, bilhete) pode ser 1, 2, 3, mas o tipo (tipologia) é tipologia. Tipo: é um documento de acordo com a disposição que o gerou, tal qual o decreto é uma espécie.

A tipologia é uma gestão, um nome do documento e revela por que ele foi produzido, conforme, o decreto do governador é de gestão, para a tipologia é um decreto, ou a atividade médica gerará um prontuário, um atestado e por fim se o juiz produzirá um documento especifico na sua função jurídica e não médica.

Os arquivos não são bibliotecas - por que os profissionais não são os mesmos que trabalham nas bibliotecas e os arquivologistas? O bibliotecário não tem a formação em história, o processo é totalmente diferente, não se pode pensar em arquivos como a organização de uma biblioteca:

1° Arquivo – 90% dos manuscritos são escritos, gravados em fita cassete, só há um documento único

2° Biblioteca – contém muitos exemplos

3° Museus – o exemplo é único: estatuas, telas, pinturas.

4° Cedocbcodados -   

Os arquivos não se relacionam com o que vem a eles, a escolha do documento é feita pela instituição que decide onde guardá-los, da mesma forma o acervo da biblioteca do banco Itaú: Centro de Memória do Itaú – Literatura há um painel de acervo de literatura em seu espaço, construído pela compra, digitalização, negociações para aumentar esse acervo ou ainda se na Bahia existe a Fundação Clemente Mariani (fundador da biblioteca da Bahia) a prioridade era a Bahia em todo o acervo sobre a sua história, bem como a cultura – história, a arte – geografia e a religião – folclore, tudo o acervo foi doado, comprado, digitalizado, negociado, trocado.

Os fundos da colônia, império, republica a Caixa Estadual, a casa Magalhães, Marieta Alves são um conjunto de documento do mesmo modo que são fundos documentais, documentos unidos pela proveniência, nenhum documento em arquivo pode ser arranjado (organizado) sem que se conheça sua origem referindo-se a quem produziu? qual a razão desta produção? a quem interessaria? E qual o seu destino? Não se pode misturar os documentos em hipótese alguma, afinal eles revelam a sua origem segundo, o cabido – pertence às fontes enquanto instituição, ou a PJ – CNPJ ou a PF – CPF.

O conjunto da biblioteca é composto por coleções completas fechadas ou exploradas, são documentos unidos pelo conteúdo.

O conjunto do museu é ligado a coleção de telas de Van Gogh não tem todas as suas obras, somente as mais importantes ou a coleção de jóias ou ao imobiliário. No museu além da beleza, há uma leitura das coleções, cada peça tem sua função, o museu é um livro diferente, é preciso entender a função do objeto, o museu recupera essa função como quando essa função da tela é a se ser apreciada, observada e comentada sobre a importância de sua existência e o que ela representa.

O conjunto do Cedocbcodados é uma coleção diferente do fundo arquivistico, como causa se tem a compreensão do acervo, e começa do meio ao fim, validando a coleção fragmentada, é tudo o que explica e justifica uma pessoa ou instituição.

A produção do arquivo dá-se por maquinas administrativas (órgãos públicos) podendo ser a biblioteca – atividade humana, o museu – atividade humana e natureza e os Cedocbcodados – atividade humana. Os fins de produção do arquivo: administrativo (Obras), jurídico (papeis) e os funcional legais (direito trabalhista) O objetivo do arquivo é provar e testemunhar: Todo testemunho é uma verdade?  A entrada de um documento se faz pela passagem natural (arquivo publico); jamais se empresta um documento, nada se permuta do local onde se encontra, nunca, jamais. Para melhor estudo e logística do documento, é necessário catalogá-lo, por exemplo, nos 100 anos da comemoração de um evento, as fotografias antigas guardadas em museus e os documentos de arquivo, por isso que os documentos não podem ser tratados por bibliotecários e sim por arquivistas, os arquivos são exclusivamente espaços feitos para historiadores.

O ciclo vital dos documentos

No Brasil a arquivologia ocorreu nos anos 60, o seu objetivo já era pensado pela USP em SP e no RJ com a grande universidade dos anos 40 que ainda era a capital brasileira; São Paulo tinha o desejo de criar algo e por ter muitas disponibilidades, criou a Universidade Estadual de pesquisa composta pelos melhores pensadores da época. Nos anos 40 era a França, considerada a mãe dos intelectuais, que comandava esse cenário, motivo pelo qual o Brasil trouxe Braudel, responsável pela história e geografia, vieram também dos Annales os responsáveis pela criação do curso de história, sendo os melhores por excelência e fizeram o mesmo em prol dos arquivos, junto com os grandes historiadores.

No Rio de Janeiro foi o Arquivo Nacional do império que estava ligado ao ministério da justiça a idéia de ser a escola francesa, porem foi um americano que idealizou essa idéia e que assumiria o arquivo nacional fluminense. Em São Paulo foi Eloisa Bellotto, considerada a maior arquivista da língua portuguesa; a arquivologia chegaria ao Brasil nesse período e instituiria essa disciplina nos cursos de arquivologia na USP e na UFRJ (EBUSP: literatura brasileira.) Todos os exemplares clássicos constituem esses fundos documentais, no Rio de Janeiro foram publicadas as obras que nos dariam a idéia de como era feita o pensamento francês, como os arquivos modernos – teorias e praticas.

Teoria diplomática / política: Prestigio inicial: mesmo não querendo, faz acontecer quando o nacionalismo estivesse em baixa, era necessário levantar a moral e o animo das pessoas, sendo que esse prestigio nacional era muitas vezes achado em algumas áreas do país, em alguns momentos, a partilha da África se fez presente nesse contexto.

Prestígios das forças: é algo que pode provocar uma situação desastrosa por que isso não acontece e se presenteia com a partilha em alianças, tratados e acordos. A economia não entraria nesse contexto e sim no contexto do imperialismo. A estratégia global foi feita para evitar conflitos que eram justificados pela ação do europeu na exploração da colonização.

Ciclo Vital do Documento: fato gera o ato e assim nasce o documento sendo este o ciclo vital, por exemplo deste momento em diante, ou de um ponto a seguir; o fato criou-se das circunstancias, é tudo o que nasce, sendo saudável e necessário, pois tem uma função a cumprir por ter nascido; o documento sempre nasce em ordem crescente e se reproduz através de outros documentos até atingir o seu ápice e depois começa seu declínio, esse período é chamado arquivo corrente.

 A certidão de nascimento perde a sua capacidade depois do RG, e se a certidão de nascimento for perdida, o RG resolve o problema se for casar, além do RG, é solicitada a certidão de nascimento ao efetuar o ato do casamento e depois se recebe a certidão de casamento ou ainda se com isso obtem-se um novo RG.

Ainda é possível resolver o problema com o arquivo corrente em arquivo empresarial – documentos financeiros, documentos de RH ou documentos jurídicos. No RH encontram-se a identidade, o processo de admissão, há os documentos que dizem se é casado, se possui filhos, o nome dos filhos, o endereço da pensão alimentícia, as saídas, os atestados, as férias, tudo isso são arquivos vivos.

     o arquivo ainda pode rever a sua saída, e o processo, pois é aquele em que o documento esta transmitindo e a documentação tem que aguardar os prazos e termos legais, isso não é ditado pelos a arquivistas e sim pela legislação, por exemplo, aos 5 anos ou um crime de 20 anos; o arquivista recebe o arquivo  corrente e analisa o documento na sua razão de ser.

                                     nesta fase pode ser dado ou não a sua baixa, então ele não pode ser descartado, se ele sobreviveu, ainda é um arquivo ativo sob avaliação. Tudo o que se encontra no arquivo publico existe para  provar alguma coisa a alguém futuramente, e seu valor  irá imperar em valores.

Arquivo corrente: primário - esta envolvido na empresa com a vida do individuo, segundo o alvará só terá sentido para a prefeitura e o corpo de bombeiros, ele deve ser guardado por varias razoes, não podendo sair do arquivo corrente até o arquivo intermediário sem ter cumprido com todas as especificidades. Qual o perfil? Como se processa o arquivo corrente? Protocolo (Gera um documento que irá gerar outros documentes que são a porta de entrada de todos os documentos) produz um terceiro documento como o histórico escolar e as correspondência dos correios.

Principal atividade: recebe documentos externos e internos e distribui os documentos para os setores, a distribuição interna confere os arquivos e esta é a sua principal função. O arquivo corrente classifica e ordena os documentos e tem como base a sua própria necessidade.

Arquivo intermediário: são primários, e sua permanência obedecem a um período, tal qual esse período dura aproximadamente 25 anos.

 No arquivo intermediário o documento não perde o valor e sim o ritmo, ele perde a sua vitalidade, mas quando precisa dela, ela esta la guardada.

Documento de compra → documento de pagamento (Departamento jurídico e Departamento financeiro) → documento de vendas.Todos os documentos um dia perderão seu valor jurídico, eles, porém não perderão sua capacidade de gerar situações. É preciso usar um setor de transição entre os dois arquivos, depois sim é que o documento vai para o arquivo intermediário, por exemplo, os: cartórios com livros acima de 25 anos vão para o arquivo publico. O arquivista tem que saber qual a sua função e demonstrar todo conhecimento no arquivo corrente; se o arquivista conhecer a legislação do arquivo intermediário, ele saberá como efetuar os procedimentos e terá o perfil do conhecimento da legislação.

Qual o tempo que o documento deve permanecer perante a legislação? Como se conhece esse tipo de documento? Qual o tipo de tipologia do documento? Por exemplo, o relatório ou a ata - O arquivo permanente tem a necessidade de criação, é algo que relata algo com informações referentes ao contexto ou ainda se um projeto de reforma de um prédio será usado o arquivo da planta do edifício com todas as informações da encanação, rede elétrica, etc... O perfil do arquivista intermediário conhece toda a legislação da administração e como se da essa reprodução documental, ele é capaz de forjar um grande conjunto especifico e pode ainda descartar o documento que achar necessário. O arquivo documental chega até o arquivista, cabendo a ele fazer uma tabula de temporalidade, esse grupo estuda a massa documental e estabelece quais serão guardados ou descartados.

Arquivo corrente / Arquivo Intermediário / Arquivo Permanente / Histórico / Custódia          classifica ou ordena estabelecendo prazos e estudos sobre o assunto é uma atividade que define o arranjo documental, é o próprio fundo documental (subentende-se que o arquivista domina essa área); é um trabalho que sobreviveu a tabula da temporalidade, sendo o resultado de uma escolha. O perfil de quem trabalha no Arquivo corrente / Arquivo Intermediário / Arquivo Permanente / Histórico / Custódia tem domínio da instituição de todos os documentos e em que local eles se encontram, seu perfil é de alguém que conhece toda a documentação da história, por isso o fato dele ser formado em história, segundo a documentação de quem morreu vai para o histórico dos fundos arquivados.Os profissionais que trabalham nos arquivos históricos são difíceis de encontrar, além de serem raros caros como os que tem que conhecer o idioma do documento que se esta estudando ou tem que reconhecer a historiografia e por fim demonstrar conhecimento sobre o império, por exemplo, é ao mesmo tempo conhecer o período colonial. 

O arquivo histórico brasileiro é dividido em:

1. Colônia: trabalhava com o fundo fechado.

2. Impérios: trabalhava com o fundo fechado.

3. Republica: trabalhava com o fundo aberto, pois para entendera Republica Velha e o Estado Novo (64) e a abertura política ainda estava em construção, tinha que obrigatoriamente ser pessoas com conhecimento em história.

O Processo do Arranjo busca harmonia no serviço, o sentido do documento, a configuração de algo e constrói algo harmonioso, preservando os documentos na sua ordem original, preservando a relação e organizando a relação do motivo para qual foi feito, separado ele perde seu poder de informação, perdendo a sua compreensão para guardar a relação entre si. A administração e a história são uma questão de tempo.

Arquivos correntes: são os detalhes das atividades que se processam os arquivos correntes, tal como o trabalho é um arquivo corrente diário. Os documentos são cada vez maiores em suas atividades essenciais no que diz respeito a tudo, no arquivo corrente o documento só será descartado depois da massa documental no período colonial o documento era centralizado, na republica essa documentação foi triplicada e produziu mais papeis documentais. A finalidade do arquivo corrente é fazer com que o documento produzido sirva as qualidades pelas quais foram criadas a pasta que sai do arquivo diz quem a utilizou, que dia foi, quando foi, o prazo de demora ou se deve se saber quais documentos devem retornar para o arquivo naquele dia.

Os arquivos correntes fazem impulsionar as maquinas administrativas de qualquer ambiente, ele é o coração da administração, as atividades são desenvolvidas por classificações e ordenações, onde a produção gira e sabe onde esta os documentos e em quais lugares, sendo atualizado a todo o momento, pois era necessário a diminuição do papel; o contrato de natalidade do documento é a preocupação do próprio documento, afinal ele é pensado por quanto tempo durará o documento de guarda permanente – ata o documento de guarda temporária – um ano e os diplomática de negócios.

Toda produção diplomática de um órgão oficial é produzida pela maquina administrativa como a licença premio gera toda uma serie de documentação. O arquivo corrente organiza e faz estratégias para lidar com o volume diário de documentação produzidos pelo volume de toda documentação produzida diariamente. Na administração publica quase todo documento é um dossiê, tudo gera um processo, todo processo gera um dossiê, ele é constituído de diferenças tipológicas documentais. Todo processo é um dossiê e todo dossiê é formado de vários documentos que unidos terão uma visão geral da situação, o documento deve ser analisado num todo e jamais em separado o documento de cima para baixo – faça a coisa certa ou o documento de baixo para cima – é feito na sua maioria.

Quando se faz um projeto, não se imagina qual será a sua relevância ou para que será usado ou para que ele será usado, o que valera será o seu valor final, deve-se observar o valor primário: o que esta acontecendo? onde ele esta circulando? qual o valor agregado a ele. A documentação do documento é feita justamente para separá-lo, ele é classificado para ser encaminhado para os setores responsáveis, essa separação é definitiva, ela não pode conter erros, pois ela promove esse período; o documento deve agilizar dinamizar e dar rápido acesso a informação de forma precisa, por exemplo, o que o documento demanda?

No arquivo corrente busca-se o assunto pertinente a uma descrição, o que fará a diferença é a importância de quem esta pesquisando esse documento, só a informação que será importante, sem rodeios; esse documento conterá as informações necessárias, essenciais e objetivas. Os assuntos trabalhados no arquivo corrente são externos e sem valor ou assunto primário, a descrição tem que ser primaria ou secundaria: Primaria: é o valor legal, é o que da licença ao solicitante, é o assunto descrito no documento, por exemplo, valor primário da identidade: sou brasileiro, o valor secundário do documento: excede a razão, por exemplo, a solicitação de compra:

valor primário: a própria solicitação de compra é o valor primário.

valor secundário: de onde vieram os tecidos, qual a origem dos tecidos?

O valor primário esta para o corrente assim como o valor secundário esta para o permanente. 

Arquivos correntes são arquivos de gestão ou protocolo: É o responsável pela dinâmica da administração, se ele for perdido, além de não funcionar, perde o seu valor, ele tem um período de vida útil para a gestão que ira exercer, dirigindo-se para o Arquivo Intermediário, no Arquivo Corrente, o que ira imperar será o valor primário. O que faz o arquivista no arquivo corrente?  Ele seleciona, protocola, recebe e distribui o documento/arquivo.

O que faz o Registro do Documento? É o registro da chegada e distribuição, estabelece métodos e conserva no sentido de ficar sempre no mesmo lugar. A função do arquivista é estar sempre atento a natureza da sua área de atuação e com quem a instituição esta em diligencia judicial; saber ler o documento é saber compreende-lo o que esta na sua frente, pois se ele não corresponder a essas expectativas, ele certamente ira cometer erros.

Classificação dos documentos: é preciso entender os arquivos públicos nas esferas federal, estadual e municipal. O Arquivo Publico Nacional se encontra no Rio de Janeiro e sua finalidade era de guardar os papéis Del Rey e fazer o papel de instituição mãe, capitular (cabeça) para orientar os demais arquivos públicos estaduais e municipais por pertencerem à capital. No senado federal há o arquivo histórico, os documentos não irão para o Arquivo Publico Nacional que é igual ao Arquivo Publico Histórico, em cada Estado há o seu Arquivo Publico Estadual que devem obediência ao Arquivo Publico Nacional e suas políticas estarão sempre a mando desse arquivo. Na história brasileira a origem é a Câmera Municipal com sua origem histórica e através do regimento de Thomé de Souza pode ser implementado através da Casa da Câmera e Cadeira: Câmera (fundos fechados) → Intendência → Prefeitura fundos abertos )

ARQUIVO NACIONAL  → Colônia → Império → Republica

Arquivo Privado: mesmo o documento nascendo no âmbito privado, ele também será publico, por exemplo, saúde (hospital), educação (escola), segurança (são necessidades básicas e possuem uma relação com o poder do Estado) – delegacia, tal qual o Hospital de Santa Isabel (antigo São Cristóvão) continua privado, mas atende ao SUS, há sempre um dialogo com o poder e não pode se desfazer do documento privado do interesse publico. A lógica é de se utilizar de uma necessidade básica e tem que ser regulamentada pelo Estado, existindo sempre uma relação com essas esferas publicas e privadas, federais, estaduais e municipais, exemplo o CEDOC – é privado, mas tem obrigação de cruzar seus dados com as informações do Estado.

Plano de Classificação: existem dois modelos: o estrutural e o estrutural funcional: o que é gerencia?o que faz a gerencia? o que produz a gerencia? qual o objetivo da gerencia?  É detalhado o que será assinado, estabelecendo níveis hierárquicos para a sua competência e o que se poderá esperar desse setor. Todo documento que chega para o arquivologista tem que ter um método para poder trabalhá-lo. Procura-se pelos documentos e não pelas pessoas, por que na maioria das vezes, elas nem existem mais, e por isso tem que se saber a funcionalidade e estrutura da instituição em que se encontra todo tipo de informação. Quando não se acha um documento, segue-se a rotina de anotar tudo, depois serão produzidos manuais para que a instituição na sua ausência saiba onde estar e como usá-los, devendo constar os dados nesses manuais já prontos para o uso.

A atividade jurídica produz várias tipologias documentais: processo, petição e procuração: pertencem ao mundo jurídico. Tem-se que levantar as atividades, anotações e saber a sua procedência, por exemplo, o registro de faltas, o registro de notas, a coordenação diária de história, geografia, matemática, ciências, cada setor gera uma tipologia cultural. Os documentos não se descartam, como o advento da virtualidade, tudo fica mais ágil, porém frente ao problema apresentado, é necessário a impressão do mesmo. Criam-se caracteres, abreviaturas para agilizar os processos como classe e subclasse, pois todo mundo deve saber utilizar essa documentação com seus códigos correspondentes.

Principio da Proveniência: os arquivos correntes imprimem seu valor primário do documento, pois há um principio lógico de arquivo dentro da teoria e para isso é preciso entendê-lo mesmo que no arquivo corrente, ele mesmo é testado no momento de seu nascimento. Na Idade Antiga havia o principio mais importante que era o principio da proveniência, desde o seu nascimento, era uma marca de onde esse documento era oriundo, quem havia produzido, qual era a sua origem, onde ele havia sido produzido, enfim, todas as informações básicas sobre ele. Esse principio era garantido desde a sua identificação, ele jamais poderia ser misturado, pois seria preciso organizá-lo tudo de novo e ele seria organizado de acordo com sua realidade, é o mais importante da arquivologia, pois ele norteia o fundo do arquivo.

Principio da Unicidade: é todo o seu conteúdo, ele é único, não possui temáticas ou assuntos, existem varias procurações, mas cada procuração é única, pois se remetem a um único sujeito e a uma única situação, são varias dentro de uma única.

Principio da Organicidade, ocorre no exemplo de quem alimentou aquele arquivo? Ou quais eram os grupos? A instituição começa revelar informações sobre os documentos, por exemplo, as aulas sobre o cabido (ver postagem sobre o Cabido da Bahia no blog). O documento guarda relações orgânicas como um organismo, não há funcionamento isolado, tudo funciona como se fosse um organismo vivo interligado a um sistema vital: departamentos, secretarias  e cadeiras. Ele nos revela a instituição, há toda uma compreensão da situação a partir daquela instituição, a relação guarda a entidade acumulada, pois a instituição pode não existir mais, mas por outros organismos pode-se recuperar as informações pelo qual se esta procurando.

 Nem o arquivo se desfaz de qualquer documento, pois ele é individual, visto que a via documental só tem sentido junto de sua proveniência genética, derivado do principio de proveniência, esses princípios são todos bases teóricos. Nem um arquivo tem sentido se ele existe sem ter sido acumulado, pois o tempo gera esse arquivo, nos arquivos privados o documento se acumula por que as instituições mudam constantemente de nome de presidentes, diretores, chefes, responsáveis. Esses arquivos constituem fundos documentais por que eles se re conhecem a massa documental que é rigorosamente registrada tal qual quem mudou o documento? Ou quando o documento foi mudado? e finalizando por que ele foi mudado?

Finalidade da existência do Arquivo: a sua principal finalidade é atender aos interessados com rapidez e eficiência, afinal ele guarda informações e sua acessibilidade é fundamental a essas informações. O pesquisador tem um problema, é justamente essa problemática criada por ele que será trabalhada, tudo isso são princípios inseparáveis do trabalho arquivistico.

Valores dos documentos da 3ª idade: os valores primários e secundários são produzidos pelo nascimento do documento, tudo o que nasce, nasce com um valor, por conseguinte, a criança nasce e precisa ser registrada... ou ainda se for feito o registro desse fato. O valor desse documento é comprovar a sua cidadania na constituição, esse valor primário não vai perder o seu valor futuramente, pois essa circularidade ira para o arquivo permanente que constara o seu Valor secundário.

Onde acaba o valor administrativo?Ele vai para o arquivo corrente?Os documentos não podem ser descartados, todos eles apresentam seus valores primários, suas datas podem variar de 25 a 30 anos, depois disso eles irão para o arquivo publico, ou seja, o documento de um crime prescreve em 5 anos, nenhum documento arquivistico pode prescrever em menos de 25 anos, pois alguém pode vir a solicitá-lo para recorre em seus direitos. A jurisprudência pode reabrir os processos depois de muitos anos, seu valor segundo a avaliação de um documento é feito quando o arquivo corrente envia para o arquivo intermediário, sob esses cuidados frente aos juristas, administradores, porém não pelos historiadores. O documento é produzido por uma razão, e sobre ele é feito as devidas avaliações como o que se busca? quem busca? Ou como se dialoga com esse documento?

Exemplo de circular

Busca-se no seu valor primário através dos seus valores secundários algo que mostre o que o documento quer dizer, o valor primário diz exatamente o que esse documento quer dizer, para que ele serve além de contribuir para as series documentais, ele jamais pode ser misturado com os outros documentos. O valor primário tem a razão de sua existência, pois é dado a ele nome, titulo e a sua identificação. A dualidade da história com a informação irá impor ao documento regras, mas nem tudo nele será guardado, algo terá que ser descartado, por exemplo, uma circular.

No arquivo corrente a triagem é feita da seguinte forma: procuração → petição (aliada a um processo) → assentada → sentença. O documento produz (con)seqüência. O arquivo corrente (numa primeira avaliação é um depósito), pois é tudo o que envolve a documentação administrativa tem seu valor primário, e para encontrar esse valor, busca-se produzir pesquisas seriais. Quando o documento for de valor secundário, apenas será extrapolando o seu valor e conseguinte a prova de que esse documento pertence a mim, também não pode ser descartado como o registro de imóveis ou o registro dos filhos. É preciso entender a logística da situação e procurar entendê-la, o documento único jamais poderá ser descartado, depois que se descobrir seu valor é preciso estudá-lo sempre atento ao tipo de informação primaria que ele oferecerá. 

Arquivo Intermediário: é tudo o que esta no protocolo ou o que foi produzido, no arquivo corrente são recebidos os documentos e depois irão gerar os documentos ativos de valor primário determinando e  impondo suas condições sobre a documentação. O valor primário apresenta uma utilização reduzida, pois ele vai perdendo o vigor, não estando mais nos arquivos correntes passando aos arquivos intermediários (agora estão ativos) e depois irão para o deposito dos arquivos intermediários. O valor primário irá para o valor secundário que assumirá o valor do primário, implantando o arquivo permanente que irá imperar agora sobre o arquivo de valor secundário depositado no arquivo intermediário (5 a 10% dessa documentação).

Nos arquivos intermediários os arquivos são ativos, sendo que qualquer documento preserva seu valor, neste arquivo sinalizam e dispensam atividades cotidianas administrativas, pois nesse momento eles se encontram no deposito, mas não estão separados definitivamente, eles ainda podem ser requisitados, agora eles não se constituem em um espaço de pesquisas, eles ainda estão ligados a empresa que os gerou, tal qual o IML produz documentos de exame de delito, acidentes, óbitos, esses documentos permanecem no arquivo intermediário por que não há prazo de prescrição e somente com o laudo se tem direito ao seguro. Os arquivos intermediários tem a função de valor primário e podem ser reabilitados quando há o seu resgate com isso retorna o seu valor. O arquivo intermediário identifica a idade e o ciclo vital do documento, a capacidade de eliminar e transferir pertence ao arquivo intermediário, a sua transferência é feita pela sua capacidade de avaliação para eliminar e avaliar o documento para o arquivo público.

Arquivo corrente: classifica e ordena

Arquivo intermediário: avalia, elimina (através de critérios que elaborará uma tabela de temporalidade, sendo a mais importante, pois ela revela a sua existência, por exemplo, quem produziu? como se constituiu?) e transfere. Na relação privada sempre há uma intermediação com o arquivo publico, para qualquer transação comercial o Estado intermedia e se faz presente em tudo, mesmo toda a escrita sendo privada, é um direito legal do Estado, pois é ele que reconhece todo tipo de negociação. Todo arquivo publico é subordinado ao privado, nos arquivos intermediários toda documentação é preservada onde ela foi feita e os arquivos da 3ª idade também.

Assunto: é o titulo, o que dá nome ao documento, como o controle de estoque; nada do que diz respeito a vida do sujeito pode ser descartado.

Qual a finalidade do documento? Em primeiro vem o resgate de seu valor, pois tudo deriva do principio da proveniência, ele não pode ser desmembrado e nem separado por que sem ele, perde-se todo o seu valor primário. A preservação do arquivo primário na massa documental ter que ser rápida e ágil ninguém no arquivo intermediário pode trabalhar sem ter o todo o prepara necessário e domínio sobre todo o material a ser pesquisado.

Configuração da tabela de temporalidade:

Arquivo Intermediário: é o espaço em que o arquivista trabalha, é a massa documental que determina o prazo e a sua guarda, caracterizando a eliminação do papel, para isso cria-se uma equipe para avaliar essa massa documental e definir o seu destino, nesse momento a documentação já passou pela tabela temporal. Cada área da federação tem a autonomia para mudar a tipologia documental, há uma facilidade de legislar sobre essa documentação, tem-se os documentos que nascem para ser guardados eternamente como a fala inicial estabelece metas, trabalhos, a fala final estabelece o prestar de contas do que se realizou e onde o Estado atuou até o momento, não se descarta esse tipo de fala. No plano, projeto e destinatário no arquivo intermediário: destina o material ao arquivo permanente, é uma especificidade do arquivo intermediário.

Assunto para a tabela periódica: documentação do RH: férias, licença médica, abono e demissão, tudo indica qual o tratamento a ser dado. É uma documentação onde tudo deve ser guardado, essa documentação mais uma vez não pode ser desmembrada, ela tem que estar em seu lugar de origem pelo principio da proveniência.

Prazos de guarda:

Arquivo corrente: 5 anos, seu prazo é determinado pela sua necessidade.

Arquivo intermediário: 25 anos, toda essa documentação no arquivo intermediário ainda pode ser solicitada, podendo gerar novos documentos.

Arquivo setorial: arquiva os documentos dos setores de: compra → jurídico → RH: depois de 5 anos, migram para o arquivo central.

Quando se busca um valor primário tem-se em mente a tipologia, pois toda instituição pode elaborar a sua tabela temporal através de sua documentação produzida, e esse tipo de tabela tem que ser elaborada por que tem domínio sobre esse material arquivistico.

Tabela temporal: o arquivo nacional começa  do 000 por que a administração é geral, na primeira unidade estuda-se os dados que a documentação estabeleça a tabela, a segunda unidade estuda a produção do arranjo. É possível trazer para uma avaliação da temporalidade documental da colônia nos dias de hoje? Não, por que esse documento já é permanente, não se pode mais discutir o prazo por ele pertencer agora ao permanente e por não haver uma lógica que legisle a documentação da colônia. Em qualquer instituição governamental publica á relatórios e documentos que são gerados diariamente na gestão publica; toda documentação pode ser reavaliada e pautada, mas como esses índices estão fora do parâmetro? A partir de relatórios que representam as pesquisas, os balanços e relatórios podem ser recuperados nos exames dessa documentação.

O tombamento é importante por que reflete a política da memória, O QUE SE ENTENDE POR MEMÓRIA? O arquivo nacional diz que as informações foram censuradas bem como o teatro, a TV, os jornais e revistas pela ditadura. A tabela temporal diz quais documentos permanecem e quais serão eliminados, por isso deve ser algo publico, pois todos devem saber o seu conteúdo. O discurso é um termo e comprometimento e vale tanto quanto um documento. Triagem não é uma avaliação, ela só diz o que será eliminado, existem outros documentos que podem ser recuperados, sempre que surgir qualquer duvida sobre essa documentação, deve-se recorrer ao arquivo intermediário para esclarecer essas questões duvidosas, tudo o que faz parte do arquivo intermediário é sua legislação.  

Toda documentação do Arquivo Corrente e do Arquivo Intermediário estão suscetivas de avaliação, no Arquivo Permanente/Histórico/Custódia não há mais possibilidade de avaliação, ela existe agora para sempre da forma que foi colocada e como ela chegou, ela permanecera, no Arquivo Permanente/Histórico/Custódia todo descarte é crime.

AC→ AI= classificação e ordenação.

APHC → as atividades desenvolvidas são diferentes de tudo o que já foi produzido.

As informações que sobreviveram não garantem que essa organização permaneça no Arquivo Histórico, nesse momento prevalece unicamente o valor secundário, ela não perde o valor primário, ele simplesmente foi suplantado, pois todas as possibilidades já foram esgotadas não querendo dizer que elas não possam ser recuperadas, por exemplo, o Arquivo Publico – o livro de registro da entrada de navios e pessoas no porto, esses livros representam a legalidade das embarcações e pessoas, o seu valor primário comprova que elas desembarcaram neste pais e autentica a individualidade de seu destino ou ainda os estrangeiros buscavam a construção das estradas de ferro. Mas o  que ainda poderia ser resgatado, por conseguinte, a dupla cidadania, pois provariam a sua descendência, mesmo sem mais significados enquanto pesquisa histórica também apresentaria seu valor. Esses valores, porém agora teriam um segundo valor, no Arquivo Histórico o que imperaria agora é o valor secundário permanecendo somente o que seria interessante.

O que fazem os técnicos dentro dessa área? São arquivos de história que demanda a especificidade do historiador. É o que há de mais sofisticado na arquivologia da história do Arquivo Histórico; são os princípios que norteiam as áreas e o respeito que se mistura com o principio da proveniência, em alguns momento ocorre um distanciamento. Nos arquivos de Custódia ou Permanentes não há o descarte e sim o principio do nascimento da arquivologia, o texto faz uma discussão ávida, pois o arquivista se destaca do bibliotecário e do historiador, por que os “arquivos não são biblioteca”, não há a menor possibilidade de haver essa confusão, esse principio não cabe aos livros, somente aos documentos. O principio é uma construção intelectual da pratica, existindo ainda uma solução para os fundos em arquivos, para isso ainda não há um modelo definitivo. Não tem como entender os arquivos permanentes sem antes entender os fundos, pois ainda não há uma definição que satisfaça completamente, toda a definição trabalhada ainda não contém todos os elementos vitais para esse tipo de documento, os modelos atuais procuram ser fieis ao máximo, mas ainda não correspondem com a realidade apresentada.

Qual o conceito de fundo que se esta usando? Segundo a documentação da secretaria da saúde ou ainda a documentação será somente sobre esse setor; toda referência de um arquivo permanente ou histórico é um fundo documental, será somente sobre aquele fundo e a origem da saúde daquela entidade que será trabalhada. Não existe a possibilidade de mistura, não se mistura o que esta separado e não se separa o que esta misturado.

Toda origem tem uma identidade: nos fundos jamais se mistura documentos dentro de outros documentos em toda a instituição, pelo fato de ele ser único; todo produto do arquivo é um organismo, pois ele produz documentos e para isso acontecer, é necessário o momento certo para que ocorra esse processo documental. Antes do principio da proveniência, os arquivos eram misturados, retirando-os de sua ordem original, fazendo com que houvesse uma queda de compreensão, pois ele havia nascido com uma razão para estar onde estava. Toda documentação se justifica pela sua necessidade de ser, pois ela deve ser guardada na sua unidade de razão, uma vez desfeita a ordem original, não há volta, a documentação deve ser mantida do jeito em que ela se encontra, mesmo que misturada. Nas reviravoltas da Revolução Francesa tudo era tão confuso, pois o fato se deu de um dia para o outro, a estrutura desabou junto com as informações, a partir desse momento, seriam as assembléias revolucionarias que assumiriam a responsabilidade de gerar novos papéis, instituindo uma nova administração, o discurso seria moral e a realidade seria prática.

O que é um documento histórico? Quando nos referimos à origem de um documento, estamos nos referindo a sua informação, pois ela é o exemplo do local de sua construção, por exemplo, uma jarra indígena pertence à tribo que a produziu. O fundo documental é compreendido enquanto massa documental, indefinida onde se cria o arranjo, é tudo o que esta na prateleira cristalizado pelo arranjo. Cada lugar que aplica o principio faz uma adaptabilidade, é preciso escolher uma saída para poder entendê-lo; a definição de fundo quando bem  feito corrige o a cervo. O documento arquivo não é uma peça heterogenia, e não pode ter sua proveniência junta, não é algo isolado do contexto, ele existe para uma razão de ser, dentro de sua lógica. Todo documento fora de seu contexto não vale nada, ele é importante no seu meio, existem passos que se segue diariamente para estudar e entender a instituição que produziu esse material. Toda consideração é arbitraria por que o documento do Arquivo Permanente é feita pelo assunto dele, para cada período a sua documentação arquivística no acervo sabe determinar o assunto quando fala de sua periodização.

1° Definição de fundo em relação a hierarquia dos organismos produtores de arquivos: toda documentação é produzida por uma instituição, obedecendo uma hierarquia, quando o arquivista recebe esse documento, ele precisa saber sua historicidade, tal qual a documentação do cabido – o cabido existe em tese, mas não produz mais documentos, ele existe na estrutura da igreja, mas não existe mais. Olha-se a massa documental e descobre-se a sua origem, o que ela fez o que ela quis dizer, produz-se algo sobre o que era e o porquê de sua existência. O fundo documental responde pela personalidade da pessoa jurídica-CNPJ, por exemplo, numa abadia quem administra é a abadessa, num convento quem administra é a madre, num mosteiro quem administra é o monge, num hospital quem administra é o médico e numa escola quem administra é o professor. É preciso definir o fundo e observar que seu leque de abrangência, o fundo deve ser maximizado em toda a documentação, pois existe uma relação hierárquica a ser obedecida. Os fundos documentais são definidos pelo seu fundo especifico.

O que entendemos exatamente, por proveniência de fundo? A noção de Proveniência: Tudo se resume ao respeito pelos fundos pelo princípio da proveniência, é um conjunto de arquivos que se torna ambíguo quando lhe é dado um sentido. Enquanto esse fundo for produzido por esse organismo, não haverá problemas para sua interpretação, desde que esse recolhimento seja feito pelo organismo produtor. Todo fundo pode ser transferido para outro organismo formando novos conjuntos: individualizado e desmembrado ou misto ao organismo que o vinculou; no primeiro caso, sua identificação primitiva será relativamente fácil, mas no momento do recolhimento surgira a duvida em como determinar sua proveniência. Na prática pode ocorrer tropeços em dificuldades quase intransponíveis na estrutura de sua competência, atribuindo a proveniência a quem o recolheu, a principio pode ser o problema mais simples e pode ser esbarrado nas teorias praticas a medida que esses fundos podem ser recolhidos pelo organismo, podendo produzir uma mistura de fundos sob o pretexto de que foram recolhidos juntos. O documento deve estar ligado a sua individualidade e identidade de quem o produziu antes de ser reunido a outros organismos intermediários, neste caso sua proveniência estará ligado ao seu recolhimento e não a sua produção.

Fundos abertos e fundos fechados: quando um organismo é fechado, seu fundo gerado automaticamente se encerra, evidenciando a instituição que mudou de nome e suas atribuições numa data determinada, tornando-se mais distintas numa administração moderna, deixando claro quando essa instituição deixou de existir ou mudou de nome. Para o fundo ser encerrado, ele devera obrigatoriamente estar completo, para os italianos os documentos do arquivo de administração não são considerados, uma vez que lhes foram negado a característica de conjunto encerrado, pois todo documento gerado pode ser preservado antes do seu encerramento. Os arquivistas franceses negam a separação tanto da teoria prática dos arquivos correntes quanto dos arquivos históricos, pois pertencem ao mesmo grupo e não podem ser desassociados. O tratamento arquivistico por sua vez apresenta alguns problemas caso se queira preservar a indispensável integridade desses fundos.

É justamente a extinção de um fundo que dirá o que é um arquivo aberto ou fechado, como se no caso haja evidência contínua do organismo extinto A e o novo organismo B é caracterizado por uma troca simples, ocorrendo uma pequena modificação do organismo A, dizendo que ele não esta fechado, mas simplesmente mudou de nome. Enquanto houver duvida sobre esse processo, deve-se optar pela sua negação até se ter certeza absoluta de sua veracidade, ou seja, um organismo só pode ser fechado se houve certeza concreta de um novo fundo para substituí-lo. O que será preservado será a distinção do fundo A para o fundo B. O novo organismo passa a exercer toda a competência dos organismos extintos, o novo organismo terá que suprir suas competências anteriores com essa nova posição. Os fundos que foram misturados ou integrados a outros fundos, devem ser tratados pela proveniência a quem pertencia; é importante salientar que um fundo aberto pode demora anos para ser encerrado, evidenciando aos arquivistas que não devem esperar o seu encerramento para dar-lhes o devido tratamento.  

Princípio da Proveniência: proveniência são aqueles que consideram o Princípio impossível de ser tocado, não existe a transição de um lado para o outro, é localizado na Germânia e nos países nórdicos; não é permitido fazer qualquer tipo de alteração. Respeita-se o fundo, o nome do principio pode ser substituído pelo fundo. A compreensão do ponto de vista documental as fusões?  Aonde irá esses documentos? Como isso aconteceu? O Princípio da Proveniência garante cada fundo isolado e depois da fusão, e a partir dessa fusão no período de transição é marcado por isso? O Princípio da Proveniência garante o respeito a esse fundo.

A noção de Proveniência: tudo se resume ao respeito pelos fundos pelo princípio da proveniência, é um conjunto de arquivos que se torna ambíguo quando lhe é dado um sentido. Enquanto esse fundo for produzido por esse organismo, não haverá problemas para sua interpretação, desde que esse recolhimento seja feito pelo organismo produtor. Todo fundo pode ser transferido para outro organismo formando novos conjuntos: individualizado e desmembrado ou misto ao organismo que o vinculou; no primeiro caso, sua identificação primitiva será relativamente fácil, mas no momento do recolhimento surgira a duvida em como determinar sua proveniência. Na prática pode ocorrer tropeços em dificuldades quase intransponíveis na estrutura de sua competência, atribuindo a proveniência a quem o recolheu, a principio pode ser o problema mais simples e pode ser esbarrado nas teorias praticas a medida que esses fundos podem ser recolhidos pelo organismo, podendo produzir uma mistura de fundos sob o pretexto de que foram recolhidos juntos. O documento deve estar ligado a sua individualidade e identidade de quem o produziu antes de ser reunido a outros organismos intermediários, neste caso sua proveniência estará ligado ao seu recolhimento e não a sua produção.

Fundos abertos e fundos fechados: quando um organismo é fechado, seu fundo gerado automaticamente se encerra, evidenciando a instituição que mudou de nome e suas atribuições numa data determinada, tornando-se mais distintas numa administração moderna, deixando claro quando essa instituição deixou de existir ou mudou de nome. Para o fundo ser encerrado, ele devera obrigatoriamente estar completo, para os italianos os documentos do arquivo de administração não são considerados, uma vez que lhes foram negado a característica de conjunto encerrado, pois todo documento gerado pode ser preservado antes do seu encerramento. Os arquivistas franceses negam a separação tanto da teoria prática dos arquivos correntes quanto dos arquivos históricos, pois pertencem ao mesmo grupo e não podem ser desassociados. O tratamento arquivistico por sua vez apresenta alguns problemas caso se queira preservar a indispensável integridade desses fundos.

É justamente a extinção de um fundo que dirá o que é um arquivo aberto ou fechado, por exemplo, caso haja evidência contínua do organismo extinto A e o novo organismo B é caracterizado por uma troca simples, ocorrendo uma pequena modificação do organismo A, dizendo que ele não esta fechado, mas simplesmente mudou de nome.  Enquanto houver duvida sobre esse processo, deve-se optar pela sua negação até se ter certeza absoluta de sua veracidade, ou seja, um organismo só pode ser fechado se houve certeza concreta de um novo fundo para substituí-lo. O que será preservado será a distinção do fundo A para o fundo B. O novo organismo passa a exercer toda a competência dos organismos extintos, o novo organismo terá que suprir suas competências anteriores com essa nova posição. Os fundos que foram misturados ou integrados a outros fundos, devem ser tratados pela proveniência a quem pertencia; é importante salientar que um fundo aberto pode demora anos para ser encerrado, evidenciando aos arquivistas que não devem esperar o seu encerramento para dar-lhes o devido tratamento.  

Fundos abertos e fechados: organizam-se pelo período quando o período colonial/imperial: fundos fechados, ou no período republicano: fundos abertos ou ainda quando uma empresa com processos em andamento mesmo não existindo mais constitui um fundo ainda em aberto. O respeito dos fundos implicam em obediência para manter esse tipo de comportamento, mas até onde vai esse respeito? Para os germânicos o sonho era chegar a essa ordem primitiva primeiro, não se podia romper esse Princípio, mas também não podia exagerar com tanta rigidez.